Doklady do POHODY a Money bez přepisování.
Automatizujeme rutinu účetní kanceláře: AI vytěží přijaté faktury, ověří dodavatele v ARES a připraví import. Připomene klientům chybějící podklady. Nic se nezaúčtuje bez vašeho schválení.
Rutina, kterou nikdo nestudoval
Účetní v Česku jsou přetížení a technologie, které existují, se zatím skoro nepoužívají.
Zdroj: průzkum agentury Perfect Crowd pro projekt Účetní v sukni a Svaz účetních ČR (300+ účetních, 250+ klientů), zveřejněno 2025 a 2026.
Jak to funguje
Nad programem, který už máte. Bez migrace a bez nového systému, který by se tým musel učit.
Doklad přijde
Klient pošle fakturu na sběrnou adresu, nahraje ji do složky nebo ji naskenujete. PDF i fotka účtenky.
AI připraví a zkontroluje
Vytěží dodavatele, IČO, DIČ, VS, data a částky po sazbách DPH. Ověří ARES, součty a duplicity. Sporné kusy označí.
Účetní schválí
Zkontrolujete přehled a potvrdíte. Teprve pak jde doklad do POHODY, Money S3, ABRA Flexi, iDokladu nebo Fakturoidu.
Ukázky automatizací
Obě fungují na ukázkových datech. Na hovoru je předvedeme na vašem typu dokladů.
Doklady bez přepisování
E-mail s fakturou → AI vytěžení → kontrola v ARES, součtů a sazeb DPH → XML import do POHODY připravený ke schválení. Pokud něco nesedí, přijde upozornění s důvodem.
Urgování chybějících podkladů
Každý měsíc automaticky zjistí, kdo z klientů neposlal výpisy nebo faktury, a připraví zdvořilé připomínky s konkrétním seznamem. Vy je jen projdete a odešlete.
Ceník s pevnou cenou
Víte předem, co dostanete, kolik to stojí a kdy to bude hotové. Provoz AI platíte napřímo poskytovateli na svůj účet. Obvykle jde o stovky Kč měsíčně (odhad, záleží na objemu).
Audit + rychlá výhra
- 90min rozhovor nad vašimi procesy
- Písemný audit s odhadem ušetřených hodin
- 1 automatizace nasazená do provozu (např. urgence podkladů)
- 30 dní podpory
Doklady bez přepisování
- Sběr dokladů z e-mailu a složky
- AI vytěžení + ARES + kontrola DPH a duplicit
- Import do POHODY, Money S3, ABRA Flexi, iDokladu nebo Fakturoidu
- Schvalovací přehled pro účetní
- Bonus: automatické urgence podkladů
- Zaškolení týmu + 60 dní ladění
Měsíční správa
- Dohled nad během automatizací
- Až 4 h úprav a nových drobností měsíčně
- Úpravy při legislativních změnách
- Měsíční report a reakce do 1 pracovního dne
Ceny jsou uvedeny bez DPH, v závorce nebo pod cenou je cena včetně 21 % DPH. Dodavatel je plátce DPH. Služby jsou určeny pouze podnikatelům. Neposkytujeme účetní ani daňové poradenství.
Data klientů zůstávají pod vaší kontrolou
Účetní data jsou citlivá. Proto stavíme řešení tak, aby obstálo před vašimi klienty i před GDPR.
- AI běží na vašem vlastním firemním API účtu (OpenAI, Anthropic nebo xAI). Žádná sdílená ani spotřebitelská předplatná.
- Poskytovatelé podle svých obchodních podmínek na datech z API netrénují. U OpenAI lze žádat zpracování v EU.
- Posíláme jen nezbytný text dokladu. Rodná čísla ani zdravotní údaje do AI nejdou.
- Zpracovatelská smlouva podle čl. 28 GDPR a popis technických opatření pro vaši dokumentaci.
- Každý zápis do účetnictví schvaluje člověk. Automatizace navrhujeme s ohledem na AI Act.
Modelový příklad: kancelář se 3 účetními
Modelová situace pro ilustraci, nejde o skutečného klienta. Hodnoty jsou odhady z uvedených předpokladů.
| Proces | Objem | Odhad úspory |
|---|---|---|
| Přepis přijatých faktur | 900 / měs. | ≈ 27 h / měs. |
| Urgence podkladů | 30 / měs. | ≈ 2,5 h / měs. |
| Celkem | ≈ 29 h / měs. |
Předpoklad: ruční přepis dokladu ≈ 2,5 min, kontrola připraveného ≈ 0,7 min; ruční urgence ≈ 6 min, kontrola konceptu ≈ 1 min.
Časté otázky
Zapíše AI něco do účetnictví sama?
Ne. AI doklad vytěží a zkontroluje, do účetního programu jde až po schválení účetní. Odpovědnost za účetnictví zůstává u vás, my dodáváme techniku.
Jak přesné je vytěžování?
Záleží na kvalitě dokladů. Proto má každý doklad automatické kontroly (ARES, součty, sazby DPH, duplicity) a sporné kusy jdou k ručnímu posouzení. Přesnost na vašich dokladech změříme v pilotu a výsledek dostanete v reportu.
Čím se lišíte od hotových aplikací na vytěžování?
Nevnucujeme nový systém. Napojíme se na váš e-mail, složky a účetní program a nastavíme pravidla podle zvyklostí kanceláře, třeba i urgence podkladů a přehledy pro klienty. Hotová aplikace může být pro někoho lepší volba. Na auditu vám to řekneme upřímně.
Kolik stojí provoz AI?
Platíte ho napřímo poskytovateli na svůj účet, my na něm nevyděláváme. U stovek dokladů měsíčně jde obvykle o stovky Kč (odhad). Přesné číslo uvidíte po prvním měsíci.
Co AI Act a GDPR?
Podepíšeme zpracovatelskou smlouvu, data minimalizujeme a AI běží na vašem účtu. Interní vytěžování dokladů nespadá mezi vysoce rizikové systémy. Pokud nasadíme chatbota pro vaše klienty, bude jasně označený jako AI. Tým zaškolíme v bezpečné práci s AI.
Pracujete i pro firmy mimo účetní obor?
Specializujeme se na účetní kanceláře a daňové poradce. Pro ostatní firmy jen po domluvě.
Bezplatný mini audit vaší kanceláře
Vyplňte pár údajů. Do 2 pracovních dnů vám pošleme jednostránkový přehled: co se u vás dá automatizovat, odhad ušetřených hodin a který balíček dává smysl. Pak se můžeme domluvit na 15minutovém hovoru.
- Žádné závazky ani newslettery bez vašeho souhlasu
- Odpovíme jen na tuto žádost
- Data použijeme jen k vyřízení poptávky
Provozovatel
Grapher s.r.o., se sídlem U Pražského mostu 2213/2, 586 01 Jihlava, IČO 11740531, DIČ CZ11740531.
Zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 124553.
Podklady včas je obchodní značka této společnosti.
Kontakt: info@podkladyvcas.cz.