AI v účetní kanceláři bezpečně: ChatGPT, GDPR a AI Act

Autor: Podklady včas (Grapher s.r.o.)Publikováno 18. 10. 2026Aktualizováno 18. 10. 2026Čtení cca 5 min

Umělou inteligenci podle průzkumu aspoň občas používá zhruba třetina účetních (31 % občas, 3 % často).¹ Největší otázka nebývá „umí to?“, ale „smím tam ta data dát?“ Tady je praktický přehled pro malou kancelář: co říká GDPR, co AI Act a jak nastavit jednoduchá pravidla.

Kde je skutečné riziko

Chatovací nástroje typu ChatGPT nebo Claude jsou služby třetí strany. Co do nich napíšete nebo nahrajete, odchází na servery jejich provozovatele. U účetní kanceláře to obvykle znamená osobní údaje (jména, rodná čísla, mzdy, adresy) a důvěrné informace klientů. Rizika jsou tři:

1. Ochrana osobních údajů: předáváte data někomu dalšímu, často mimo EU.
2. Mlčenlivost: prozrazujete informace, které vám klient svěřil.
3. Chybné odpovědi: AI si umí přesvědčivě vymýšlet. Odborně se tomu říká halucinace. Číslo paragrafu, sazba nebo lhůta z chatu musí vždy projít kontrolou.

Co říká GDPR

GDPR (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) za osobní údaj považuje jakoukoli informaci o konkrétním člověku, kterého lze přímo či nepřímo identifikovat.² Pro kancelář z toho plynou tři praktická pravidla:

• Smlouva se zpracovatelem. Když za vás osobní údaje klientů zpracovává jiná firma (třeba poskytovatel AI nástroje), musíte mít smlouvu, která splňuje čl. 28 GDPR.² Bezplatné spotřebitelské verze chatovacích nástrojů takovou smlouvu zpravidla nenabízejí. Firemní verze a API ji obvykle nabízejí, ověřte si to u konkrétního poskytovatele.
• Zabezpečení. Čl. 32 GDPR požaduje přiměřená technická a organizační opatření. Patří k nim i to, kdo má k nástroji přístup a co do něj smí vkládat.²
• Předávání mimo EU. Pro předání údajů do třetích zemí platí zvláštní pravidla (kapitola V, čl. 44 a další).² Zjistěte, kde poskytovatel data zpracovává a na jakém základě.

Nejjednodušší ochrana je osobní údaje do obecného chatu vůbec nedávat. Dotaz se dá skoro vždy položit obecně: místo „Jan Novák, RČ…, má mzdu 48 000 Kč“ napište „zaměstnanec s hrubou mzdou 48 000 Kč“.

Trénování na vašich datech: jak ho vypnout

Někteří poskytovatelé mohou konverzace uživatelů použít ke zlepšování svých modelů. U ChatGPT ve verzích Free a Plus to podle nápovědy OpenAI vypnete v Settings → Data controls přepínačem „Improve the model for everyone“.³ U firemních verzí ChatGPT (Business, Enterprise) a u API OpenAI uvádí, že data zákazníků ve výchozím nastavení k trénování nepoužívá.⁴

Vypnuté trénování ale neřeší GDPR. Data pořád odcházejí k poskytovateli. Je to jen jedno z opatření.

Mlčenlivost vůči klientům

Daňoví poradci a jejich pracovníci mají ze zákona o daňovém poradenství povinnost mlčenlivosti o všem, co se dozvěděli při výkonu daňového poradenství.⁵ Účetní, kteří nejsou daňovými poradci, mají mlčenlivost obvykle ve smlouvě s klientem. Před zavedením jakéhokoli AI nástroje si proto přečtěte své smlouvy. Zvažte i to, zda klienty o použití nástrojů neinformovat, například v obchodních podmínkách.

AI Act: co platí pro účetní kancelář

AI Act je nařízení EU o umělé inteligenci. Pro běžnou kancelář, která AI nástroje jen používá (zákon jí říká zavádějící subjekt), je podstatný hlavně čl. 4 o gramotnosti v oblasti AI:

• Platí od 2. února 2025.⁶
• Úpravou nazvanou AI Omnibus se povinnost zjednodušila. Zůstává, ale zákon už nepožaduje konkrétní („dostatečnou“) úroveň.⁶⁷
• Nepotřebujete žádný certifikát. Stačí interní záznam o školeních nebo jiných opatřeních.⁶
• Komise uvádí jako příklad firmu, jejíž zaměstnanci používají ChatGPT: mají být poučeni o konkrétních rizicích, například o halucinacích.⁶
• Dohled nad čl. 4 vykonávají vnitrostátní orgány dozoru nad trhem, a to od srpna 2026.⁶

Přísnější pravidla AI Act platí pro vysoce rizikové systémy podle přílohy III, například pro AI při náboru zaměstnanců nebo pro hodnocení úvěruschopnosti fyzických osob.⁸ Podle AI Omnibusu se tato pravidla použijí od 2. prosince 2027.⁷ Vedení účetnictví ani zpracování faktur mezi oblastmi přílohy III uvedeno není.⁸ Pokud byste ale AI použili třeba k třídění životopisů uchazečů o práci, je to jiná kategorie.

Tento článek je obecná informace, ne právní rada. U konkrétní situace se obraťte na advokáta nebo pověřence pro ochranu osobních údajů.

Vzor interního pravidla

Stačí jedna stránka, kterou každý v kanceláři podepíše. Zároveň vám poslouží jako záznam podle čl. 4 AI Act.

K čemu AI použít bez obav

• Návrh e-mailu nebo upomínky klientovi (bez jeho údajů, doplníte sami).
• Vysvětlení pojmu nebo postupu, který si pak ověříte v zákoně.
• Návrh vzorce nebo makra do Excelu na anonymních datech.
• Shrnutí veřejného dokumentu, třeba novely zákona nebo pokynu Finanční správy.
• Vytěžování dokladů ve specializovaném nástroji se smlouvou o zpracování a kontrolou člověkem. Víc v průvodci vytěžováním faktur.

Na co se ptát dodavatele AI nástroje

Než do kanceláře pustíte nástroj, který bude pracovat s doklady klientů, chtějte odpovědi na tyto otázky. Nejlépe písemně.

1. Kdo je zpracovatel a kdo jsou jeho další zpracovatelé (subdodavatelé)?
2. Podepíše smlouvu o zpracování podle čl. 28 GDPR?²
3. Ve kterých zemích se data ukládají a zpracovávají? Na jakém základě se předávají mimo EU?
4. Používá data k trénování modelů? Pokud ano, dá se to vypnout?
5. Jak dlouho data uchovává a jak je na konci spolupráce smaže nebo vrátí?
6. Kdo u dodavatele vidí vaše data a jak je to zabezpečené (přístupová práva, šifrování)?
7. Kontroluje výstupy člověk, nebo jde výsledek rovnou do účetnictví?

Odpovědi si založte. Zároveň poslouží jako doklad, že jste nástroj vybírali s rozmyslem.