Jak dostat podklady od klientů včas

Autor: Podklady včas (Grapher s.r.o.)Publikováno 18. 10. 2026Aktualizováno 18. 10. 2026Čtení cca 6 min

Kontrolní hlášení má pevný termín a pozdní podání stojí peníze. Kancelář ho ale stihne jen tehdy, když klienti pošlou doklady dřív. Tady najdete zákonné lhůty na jednom místě, návrh interního termínu a postup, jak klientům připomínat podklady bez dohadování.

Proč na termínu podkladů záleží

Účetní kancelář odpovídá klientovi za to, že přiznání k DPH a kontrolní hlášení odejdou včas. Doklady ale má v rukou klient: faktury v e-mailu, účtenky v autě, výpisy v bankovnictví. Podle průzkumu agentury Perfect Crowd pro Účetní v sukni a Svaz účetních ČR předává polovina klientů podklady stále na papíře.¹ Každý den zpoždění na straně klienta tak zkracuje čas, který zbývá na zaúčtování a kontrolu.

Kontrolní hlášení je zvláštní výkaz k DPH. Plátce v něm finančnímu úřadu hlásí jednotlivé faktury nad 10 000 Kč včetně DPH a souhrnně ty menší.⁹ Úřad si pak porovnává, jestli dodavatel i odběratel hlásí totéž. Lhůtu nelze prodloužit.²

Zákonné termíny přehledně

Pokud poslední den lhůty připadne na sobotu, neděli nebo svátek, posouvá se na nejbližší pracovní den.⁶ Prakticky to znamená, že „25.“ je někdy 26. nebo 27. Interní plán ale počítejte od 25., ať máte rezervu.

Kolik stojí zpoždění kontrolního hlášení

Pokuty vznikají přímo ze zákona, finanční úřad o nich nerozhoduje podle uvážení:²⁷

• 1 000 Kč, když plátce kontrolní hlášení podá pozdě, ale sám, bez výzvy úřadu.
• 10 000 Kč, když ho podá až v náhradní lhůtě po výzvě úřadu.
• 30 000 Kč, když nereaguje na výzvu ke změně, doplnění nebo potvrzení údajů.
• 50 000 Kč, když ho nepodá ani v náhradní lhůtě.

Pokuty 10 000 až 50 000 Kč jsou poloviční pro fyzické osoby, pro čtvrtletní plátce a pro s.r.o. s jediným společníkem, který je fyzickou osobou.² Pokuta navíc nevzniká, pokud jde v daném kalendářním roce o první pozdní podání bez výzvy nebo o první podání v náhradní lhůtě.² Na tuhle výjimku ale nespoléhejte: platí jen jednou za rok.

Interní termín pro klienty

Zákon určuje, kdy musí výkaz odejít. Kdy mají doklady přijít k vám, si určujete sami ve smlouvě s klientem. Doporučujeme termín napsat do smlouvy nebo obchodních podmínek konkrétně, například „doklady za měsíc nejpozději do 10. dne následujícího měsíce“. Den 10. je náš návrh, ne zákonné pravidlo. Mezi 10. a 25. vám zbývá zhruba dva týdny na zaúčtování, dotazy ke sporným dokladům a kontrolu.

Ve smlouvě se vyplatí mít i tyto body:

• Jedna cesta pro doklady: například jedna e-mailová adresa nebo sdílená složka. Doklady rozeseté po WhatsAppu, e-mailu a papíru se ztrácejí.
• Co se stane při pozdním dodání: například že kancelář zpracuje jen to, co dostala, a zbytek přizná následně. Nebo že za spěšné zpracování účtuje příplatek. Formulaci si nechte zkontrolovat, smlouvy jsou na vás.
• Seznam pravidelných dokladů: nájem, energie, leasing, telefon, výpisy z účtů. Klient pak ví, co chybí, i když mu nic nového nepřišlo.

Plán připomínek ve třech krocích

Připomínka funguje, když přijde včas, je krátká a říká přesně, co chybí. Osvědčuje se pevný rytmus (náš návrh, upravte podle svého termínu):

1. 3 dny před interním termínem: přátelská připomínka se seznamem pravidelných dokladů, které ještě nepřišly.
2. V den termínu: stručné upozornění, že dnes je poslední den, a co konkrétně chybí.
3. 2 pracovní dny po termínu: poslední připomínka s vysvětlením důsledků a telefonát.

Připomínky se týkají služby, kterou si klient objednal. Nemíchejte do nich nabídky dalších služeb. Z provozní zprávy by se tím mohlo stát obchodní sdělení, pro které platí zvláštní pravidla (zákon č. 480/2004 Sb.).⁸

Hotové texty připomínek

Texty můžete volně použít a upravit. Hranaté závorky nahraďte údaji klienta.

Když klient přesto nedodá

• Chybu zjištěnou po termínu opravte rychle. Pokud po uplynutí lhůty zjistíte, že v kontrolním hlášení chybí nebo nesedí údaje, musí plátce do 5 pracovních dnů od zjištění podat následné kontrolní hlášení.²
• Hlídejte datovou schránku. Když kontrolní hlášení nepřijde včas, úřad vyzve k podání v náhradní lhůtě 5 dnů od oznámení výzvy. Na výzvu ke změně nebo potvrzení údajů je 17 dnů při doručení do datové schránky.²
• Prominutí pokuty. U pokut 10 000 až 50 000 Kč lze z ospravedlnitelného důvodu požádat o prominutí do 3 měsíců od právní moci platebního výměru. Žádost stojí správní poplatek 1 000 Kč.⁷
• Zapisujte si, kdy jste co připomínali. Když se pak řeší, kdo pokutu zaplatí, máte to černé na bílém.

Checklist na jednu stránku

• Ve smlouvě je konkrétní interní termín pro doklady a jedna cesta, kudy chodí.
• U každého klienta máte seznam pravidelných dokladů (nájem, energie, výpisy…).
• Víte, kdo je právnická osoba (kontrolní hlášení měsíčně) a kdo fyzická osoba (podle zdaňovacího období).
• Připomínky odcházejí v pevném rytmu: −3 dny, den termínu, +2 pracovní dny.
• Kalendář hlídá posun lhůty o víkendu a svátku.
• Datová schránka klienta (nebo vaše jako zmocněnce) se kontroluje denně.
• Připomínky a odpovědi klientů si archivujete.